در شرکت و اداره همه جور پرونده‌ی مهم و محرمانه یافت می‌شود. ادارات و سازمان ها پر هستند از لوازم گران قیمتی همچون: چند دستگاه کامپیوتر، تلفن‌، پرینتر، ویدئو پروژکتور، دستگاه حضور غیاب و …. ! در طول اسباب کشی تمام کارها حداقل به مدت چند روز به تعویق می‌افتد. به همین دلیل نکات اسباب کشی اداره موقوله‌ای جدا از اسباب کشی منزل است. با وجود این همه پرونده‌ی خصوصی و با ارزش و حساسیت بالای  اثاثیه، انتخاب شرکت مورد اعتماد و البته حرفه‌ای اولویت است. برای داشتن یک اسباب کشی راحت اداری از مکانی به مکانی دیگر یک سری راهکار ارائه خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

اهمیت هماهنگی قبل از اسباب کشی اداری

اسباب کشی اداری نیاز به اجرای یک سیاست گذاری همه جانبه دارد. هماهنگی بین اعضای مجموعه از نکات اسباب کشی اداره می‌باشد. این هماهنگی باید به صورت همه جانبه میان افراد داخلی و ارتباطات خارج از سازمان صورت پذیرد. به این صورت که اعضای درون سازمان شامل کارمندان خود مجموعه و ارتباطات برون سازمانی شامل مشتریان، ارباب رجوع و سایر ادارات و ارگان‌های همکار است.

گاهی اوقات ممکن است به دلیل عدم هماهنگی بین دستگاه‌ها در بازه اسباب کشی اداری مشکلاتی به وجود آید. به این صورت که :

• در زمان اسباب کشی دسترسی به سیستم‌ها وجود ندارد و همه افراد درون سازمان مشغول جمع آوری یا حمل و نقل وسایل موجود هستند و امکان انجام کارها به صورت روند روتین روزانه وجود ندارد.
• همچنین کارمندان شرکت در صورت عدم آماده سازی قبلی دچار سردرگمی می‌شوند و این به ضرر شرکت و سازمان است.
• عدم هماهنگ بودن با شرکت‌های مرتبط و ارباب رجوع می‌تواند قبل و بعد اثاث کشی و انتقال به محل جدید دردسرساز باشد.

داشتن برنامه ای از قبل مشخص شده و هماهنگی لازم بین کارمندان از اصلی ترین نکات اسباب کشی اداره است. کارکنان و مشتریان باید از تغییراتی که قرار است در آینده رخ دهد آگاه باشند تا خدشه‌ای به فعالیت‌های شرکت و خدمات روزانه سازمان وارد نگردد. از آنجایی کارمندان و مشتریان اعتبار یک شرکت هستند نوجه به این موضوع بسیار حائز اهمیت است.

بهترین زمان برای برنامه ریزی انجام اسباب کشی ادرات

پاسخ به این سوال کمی پیچیده است. با توجه به ابعاد شرکت و اداره زمان شروع اسباب کشی متفاوت است. به طور معمولی بهتر است برنامه‌ریزی قبلی در ادارات با ابعاد متوسط، سه ماه قبل از شروع به کار اسباب کشی صورت پذیرد.

مراحل و نکات اسباب کشی اداره

در مورد هماهنگی و برنامه‌ریزی قبلی به شما گفتیم. اما این برنامه ریزی شامل چیست و در طول اسباب کشی چه نکاتی باید رعایت شوند.

تنطیم برنامه و آگاهی کارمندان

اول از همه لیستی از تمام کارهایی که در روز اسباب کشی باید انجام شوند تهیه کنید. متناسب با این لیست سیاست گذاری لازم را انجام دهید و در اختیار کارکنان شرکت قرار دهید. کارمندان باید از وظیقه و روز دقیق اسباب کشی اطلاع داشته باشند. ممکن است در روز اسباب کشی کارمندان نیاز به تعطیلی داشته باشند. بدین صورت امور مربط به بسته بندی و اسباب کشی با حوصله و دقت بیشتری صورت می‌پذیرد.

از طرفی شرکت پست و سایر ادارات مربوط به قبوض را از تغییر محل آگاه کنید.

ارائه دستورالعمل مشخص به کارمندان

این اسباب کشی مرتبط به تمام افراد شرکت است. شما و سایر کارمندان باید نقشی در این زمینه داشته باشید. پس از برنامه ریزی و تعیین سیاست لازم دستورالعملی را به کارکنان ارائه دهید و از چگونگی جمع آوری اسناد و ایمن سازی آن‌ها بگویید. چه فایل و پرونده‌هایی باید با هم بسته بندی شوند و چه فایل و اسنادی باید تفکیک شوند. از نکات اسباب کشی اداره توجه به این نکته حساس است که ترجیحا افراد مورد اطمینان به فایل‌های محرمانه دسترسی داشته باشند.

از جمله وسایلی که در اسباب کشی اداری و شرکتی جابجا می‌شوند عبارتند از:

• دفتر و کتاب‌ها
• میز
• صندلی
• کامپیوتر
• تلفن
• اسکنر
• پرینتر
• دستگاه فکس
• وسایل برقی
• گلدان
• کارتخوان
• و ….

آماده کردن جعبه و کارتن مدتی قبلی از اسباب کشی ادارات

نقطه تشابه اسباب کشی اداری و اسباب کشی خانگی استفاده از کارتن‌های مخصوص اسباب کشی است. از مدتی قبلی از اسباب کشی جعبه‌ها و کارتن‌ها را آماده نمایید تا در روز اسباب کشی در به در به دنبال جعبه نباشید. از نکات اسباب کشی اداره ایجاد پیش زمینه و آماده سازی همه جانبه است. پس با توجه به حجم وسایل و برنامه‌ریزی قبلی تعداد کارتن‌ و جعبه‌ها را تخمین بزنید و تعدادی بیشتر از میزان تخمین زده جعبه خریداری بفرمایید.

در برخی کشورها جعبه‌هایی مختص پرونده و فایل‌های اداری وجود دارد که کارمندان و پرسنل برای جابجایی فایل و پرونده‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند. به این جعبه‌ها اصطلاحا Tote گفته می‌شود. در صورت عدم دسترسی به این نوع جعبه بدون شک در انباری اداره می‌توانید تعدادی جعبه و کارتن پیدا کنید. چنانچه این جعبه‌ها ضعیف هستند به هیچ وجه پرونده‌های مهم یا وسایل سنگین و حساس را در آن قرار ندهید. برای اسباب کشی از جعبه و کارتن مختص اسباب‌کشی که در انواع سه لایه و پنج لایه موجود هستند استفاده نمایید. در صورت نداشتن تجهیزات اسباب کشی می توانید این موضوع را با شرکت باربری در میان بگذارید و لوازم بسته‌بندی با کیفیت را از شرکت خریداری کنید.

بیرون آوردن فایل و پوشه‌ها چند روز قبل از اسباب کشی

یکی از نکاتی که در اسباب کشی لوازم اداره باید رعایت کنید تعیین زمان دقیق برای بیرون آوردن فایل‌ها و پوشه‌ها است. پس قبل از فرا رسیدن روز اسباب کشی، فایل و پوشه‌ها را از محل قرارگیری بیرون بیاورید و آماده کنید. فایل‌هایی را که می‌دانید هر روز به آن احتیاج خواهید داشت را نزدیک خود و در دسترس قرار دهید. فایل های کم استفاده و بایگانی را در جعبه‌های اسباب کشی بگذارید. این مقوله از نکات اسباب کشی اداره است. در صورت نداشتن تجیهزات بسته بندی این موضوع را با شرکت باربری در میان بگذارید تا به هر تعداد مورد نیاز کارتن و جعبه در اختیار شما قرار داده شود. شرکت باربری سپند بار این تجهیزات بسته بندی را با بهترین کیفیت ارائه می کند.

مشخص کردن محتویات کارتن و جعبه‌های اسباب کشی

به برنامه ای که از قبل ترتیب داده‌اید نگاهی بیندازید. چه اقلامی قرار است که در طی اسباب کشی اداره جابجا شوند؟ چه اقلامی باید در کنار هم قرار گیرند؟ از تجهیزات دفتری گرفته تا مبلمان. حتی وسایل ریز و خرده را در نظر بگیرید.  حتما بر روی کارتن‌ها لیبل یا برچسب بزنید و در صورت وجود لوازم شکستنی عبارت ” شکستنی ” را درج کنید. اگر محتویات یک جعبه متعلق به یک شخص است یا به امور خاصی مربوط می‌شود عبارت مربوط را روی جعبه درج کنید. از نکات اسباب کشی اداره ثبت فایل‌های مورد انتقال و محتویات قرار داده شده در هر کارتن است. جایی یادداشت کنید که هر وسیله در کدام کارتن قرار داده شده است یا از کارمندان خود بخواهید که این کار انجام دهند.

از مزایا درج اطلاعات بر روی هر جعبه این است که در صورت جابجایی به محل جدید، سردرگم نخواهید شد. می‌توانید در سریع ترین زمان ممکن محل قرارگیری جعبه و محتویات درون آن را مشخص کنید. اسباب کشی سریع و آسان بسیار ایده‌آل است اگر همه چیز طبق نظم و برنامه پیش رود.

اگر قصد اسباب کشی را دارید باربری سپند بار به صورت تخصصی خدمات حمل اثاثیه منزل را انجام می دهد ، همچنین در محدوده شهرک غرب باربری شهرک غرب در خدمت شماست ، در محدوده علامه باربری ایوانک در خدمت شماست – در محدوده اقدسیه شرکت حمل بار و باربری اقدسیه به صورت تخصصی در خدمت شما خواهد بود

دقت در بسته بندی لوازم کامپیوتری و الکترونیکی

یکی از مهم ترین نکات اسباب کشی اداره توجه به سلامت و ایمنی حمل و نقل وسایل کامپیوتری و الکترونیکی از جمله کامپیوتر، پرینتر و اسکنر است. چرا که در صورت آسیب فیزیکی به این اقلام علاوه بر ضرر مالی احتمال ضرر اطلاعاتی هم وجود دارد. بدون شک در کامپوترهای شرکت یک سری اطلاعات محرمانه یا ضروری وجود دارد که در صورت عدم  توجه به ایمنی کالا، حفط این اطلاعات به خطر می‌افتند. حتما در رابطه با این موضوع با مسئول IT شرکت مشورت شود تا در صورت نیاز پشتیبانیBACK-UP گرفته شود.

اقلامی همچون مانیتور امروزه به صورت LED ساخته می‌شوند و در صورت آسیب فیزیکی صفحه نمایش، همچون قبل کار نخواهد کرد و در دراز مدت شاهد افت کیفیت تصویر خواهید بود. لوازمی همچون کیس،کیبورد،مانیتور، فکس، اسکنر و…. در جعبه مخصوص خود قرار دهید. بهتر است وسایل کامپیوتری حساس را با بابل رپ با پلاستیک حبابدار کاور کنید و پس از قرار دادن در جعبه بسته بندی، مقداری فوم و پلاستیک در جعبه بگذارید تا از میزان ضربه وارده کم شود.

البته فراموش نکنید که در صورت انتخاب یک شرکت باربری استاندار و وجود کادر حمل و نقل متخصص احتمال آسیب به اقلام نزدیک به صفر می‌رسد. در صورتی که انجام این قبیل کارها برای کادر اداره و سازمان یک پروسه‌ای وقت‌گیر است می‌توانید بر خدمات بسته بندی شرکت سپند بار حساب ویژه باز کنید. کارکنان این شرکت بر حیطه کاری خود و نکات اسباب کشی اداره و منزل واقف اند.

آماده کردن اداره یا سازمان جدید

• مدتی قبل از روز اسباب کشی و جابجایی، به محل جدید بروید و از سالم بودن سیستم سرمایشی و گرمایشی اطمینان حاصل کنید.
• مطمئن شوید که اداره جدید  نیاز به تعمیرات ندارد.
• اگر در مکان جدید چیزی خراب است حتما مشکلات از این قبیل را از پیش برطرف کرده باشید تا در روز استقرار و انتقال وسایل مشغول تعمیرات نباشید! .
• تعمیرات باید در روزی انجام شود که تمام اداره و سازمان خالی است.
• نظافت برای روز اسباب کشی نیست بلکه برای چند روز قبل از جابجایی اثاثیه اداری می‌باشد.
• در صورتی که بعد از جابجایی به محل جدید مشغول تمیزکاری کف و سقف باشید یا تعمیراتی در حال انجام باشد، هم شما و هم افراد دیگر سردرگم خواهند شد و پروسه اسباب کشی اداری به کندی پیش خواهد رفت.
• مکان جدید و ارتباطات محلی آن‌را بشناسید. مکان هایی از جمله پارکینگ، پیک ، تاکسی تلفنی، رستوران و ……

پس از جمله نکات اسباب کشی اداره  آماده کردن همه جانبه محل جدید است.

مشخص کردن محل استقرار واحدهای مختلف در محل جدید

تصور کنید اسباب کشی انجام شده و اکنون نوبت می‌رسد به انتقال اثاثیه و جعبه ها به اداره جدید ! . سوال اینجاست که کدام جعبه در کدام قسمت اداره قرار داده شوند؟ آیا کارمندان اطلاع دارند که در کدام قسمت مشغول کار خواهند بود؟ اصلا جعبه مدارک و پرونده‌های کارمند X باید در کدام اتاق یا کدام طبقه قرار گیرد؟

میبینید؟ تعیین کردن محل استقرار واحدهای مختلف قبل از استقرار در محل جدید، از  نکات حائز اهمیت اسباب کشی اداره  است. مشخص کردن محل استقرار واحدهای مختلف در محل جدید از نکات اسباب کشی اداره است.

• قبل از انتقال اثاثیه به مکان جدید از محل استقرار واحدهای گوناگون و کارمندان اطمینان یابید.
• در مورد مکان جدید اطلاعات لازم را به کارمند انتقال دهید. از جمله آدرس، نحوه دسترسی و رفت و آمد، مکان پارک و…..
• در صورتی که کارمندان محل کار خود را بشناسند و واحدهای مختلف تعیین موقعیت شده باشند کارگران باربری تکلیفشان مشخص است که کدام وسیله یا جعبه را در کدام بخش از مکان جدید قرار دهند.

روز اسباب کشی اداری

پس از آماده کردن محل قدیم و جدید، در روز اسباب کشی همه امور را به شرکت باربری مورد اطمینان خود بسپارید. اگر نکته ای را در نظر دارید که به یکی از کارگران باربری گوشزد کنید، حتما بگویید. اثاثیه شما در نهایت اطمینان و امنیت به مقصد منتقل خواهند شد.

بعد از انتقال اثاثیه و انجام هماهنگی‌های لازم

پایه و اساس اداره ارتباطات است. پس از مشخص کردن واحدها در اداره جدید سعی کنید سیستم‌ها را قبل از هرچیز راه اندازی کنید. با راه اندازی این اتوماسیون اداری بقیه امور مانند آب خوردن به سرعت تمام می‌شوند. سریع تر از آنچه فکر می کردید. از طرفی راه اندازی این سیستم یکپارچه در محیطی خلوت امکان پذیر است.

در ضمن، به عنوان ساکن جدید در محل جدید ارتباطات خود را قوی کنید. به دنبال مراکز پست، پیک، پارکینگ، تاکسی تلفنی، رستوران و سایر سرویس‌های محلی منطقه باشید.

فراموش نکنید که آدرس جدید را در اکانت شبکه های اجتماعی سازمان و همچنین وبسایت درج نمایید.

روند انجام اسباب کشی ادرای کمی پیچیده تر از اسباب کشی مسکونی است. در اسباب کشی مسکونی شما هستید و خانواده! اما در اسباب کشی ادرات مدیر است و کارکنان، ادارات مرتبط هستند و مشتریان، و…. امور روزانه شرکت تا جای ممکن در روند انجام پروسه قبل و بعد اسباب کشی، باید انجام شود. پس چه بهتر که اسباب کشی لوازم اداری با یک برنامه ریزی دقیق پیش رود تا خللی در روند کاری شرکت وارد نگردد. در این مطلب به نکات اسباب کشی اداره پرداختیم. سعی شد از صفر تا صد این کار را برای شما موشکافی کنیم. ممنون که با ما همراه بودید.